Der Zehnjahresmietvertrag fürs Büro – wie lange gilt er eigentlich schon als Auslaufmodell? Matthias Goßmann von HB Reavis sucht in seinem Expertenbeitrag nach Antworten.
Mietverträge fürs Büro mit zehn Jahren Laufzeit? Der Zentrale Immobilien Ausschuss ZIA sprach schon zu Beginn der 2000er-Jahre von einer flächengewichteten Laufzeit von nur noch sieben Jahren. Und wenn JLL heute von Mietanreizen bezogen auf Fünfjahresmietverträge spricht, dann redet man nicht über die Tatsache der Laufzeit, sondern eher über die Höhe der Incentives. Der ZIA wiederum hat vor nicht allzu langer Zeit sogar von viereinhalb Jahren als Norm gesprochen. Dennoch gilt meines Erachtens: Short Leases müssen keinesfalls so präsent sein, wie es den Anschein hat.
Natürlich: Ein unsicheres wirtschaftliches Umfeld nährt den Wunsch der Büromieter nach kürzeren Vertragslaufzeiten. Unternehmen können schlicht und ergreifend nicht mehr so weit im Voraus planen – Flächen- und Mitarbeiteranforderungen verändern sich deutlich schneller als früher. Unternehmen brauchen Flexibilität, um sich den Veränderungen anpassen zu können. Für den Eigentümer hingegen sind bekanntlich aber langfristige Mietverträge von Vorteil unter anderem für die Immobilienwertung und einen planbaren Cashflow. Außerdem rechtfertigen sie einen hochwertigen, also teuren mieterspezifischen Innenausbau.
Zusatzvereinbarungen bieten Luft zum Atmen
Ich sehe zumindest dann häufig langfristige Büromietverträge, wenn Kompromisse in den Ansprüchen auf einer symbiotischen Partnerschaft beider Parteien gründen. „Langfristig“ heißt dann durchaus immerhin siebeneinhalb Jahre plus/minus X. Und symbiotisch meint, dass den berechtigten Flexibilitätswünschen der Mieter auf andere Weise als durch bloße Kürze entsprochen wird. So könnten beispielsweise zwanzig Prozent der Flächen von vorneherein vertraglich als Hinzumiet- und Rückmietoption verankert werden, um künftig sowohl Wachstum als auch Schrumpfung zu ermöglichen. Eine andere Möglichkeit kann die Regelung über Sonderausstiegszahlungen sein: In diesem Zuge wird der ursprünglich länger laufende Vertrag durch eine Pauschale verkürzt, sodass die Anfangsinvestitionen des Eigentümers beispielsweise in besagten Mieterausbau gesichert sind. Derartige Zusatzvereinbarungen bieten beiden Vertragspartnern mehr Luft zum Atmen.
Hinzu kommt der Kulturwandel in der Immobilienwirtschaft: Büroflächen werden immer seltener als bloßer Raum gesehen, der vermietet wird. Vielmehr rückt die „Workspace as a Service“-Mentalität verstärkt in den Fokus, beginnend mit einem umfassenden Workspace-Consulting zu Beginn der Partnerschaft. Wie viel Fläche braucht das Unternehmen tatsächlich? Und wie kann sichergestellt werden, dass die Flächengröße über die Laufzeit auf einem für den Nutzer optimalen Niveau gehalten wird, sprich: Die Anmiet- oder Rückmietoptionen auch rasch gezogen werden? Für Büromieter ist (sofern sie nicht selbst aus der Immobilienwirtschaft kommen) die Immobilie an sich logischerweise nicht das Kerngeschäft. Man spürt vielleicht, dass man zu viel oder zu wenig Fläche hat, aber es herrscht Unsicherheit.
Smartness für valide Entscheidungen
Wir plädieren daher für den Einbau entsprechender digitaler Technik und Sensorik, um die tatsächliche Flächennutzung transparent zu machen. Ein Beispiel ist die Nutzung von Meeting-Räumen: Sensoren messen die Belegung und liefern (anonymisierte) Daten, um Flächeneinsparoptionen aufzuzeigen. Je nachdem, wie weit man das Spiel treibt, können auch Stellplätze für Fahrräder oder Automobile auf ihre Belegungsraten hin automatisiert erfasst werden. Vielleicht kann ein Unternehmen auf die Hälfte der ursprünglich avisierten Stellplätze verzichten, wenn sich Annahmen über die Zeit als falsch erweisen oder sich Dinge ändern. Nach spätestens zwei bis drei Jahren sollten sich Eigentümer und Mieter über die Daten austauschen und nicht nur über Themen wie Vergrößerung oder Verkleinerung, sondern auch Neukonfiguration von Zonen sprechen. Ein nicht mehr benötigter Meeting-Raum kann eingespart werden – oder umgebaut zum Kids-Room, zur Playstation-Ecke, zum Podcast-Raum.
Zum Thema „Workspace as a Service“ gehört nach unserem Verständnis im Übrigen auch der Fun- und Well-being-Effekt: Die Anwesenheit im Büro darf den Menschen Spaß machen und sie darf ihre Gesundheit fördern. Vermieter bieten daher immer häufiger eine breite Palette an Leistungen, sogenannte Amenities, die man sonst eher von einem Hotelaufenthalt oder Cowoking-Space kennt: Das Angebot reicht vom Wine-Tasting für die Mieter im Gebäude bis zur altbekannten Massage im Büro. Oft gestützt durch eine gebäudeeigene App zur bequemen Buchung der Angebote. Insgesamt gilt: Vermieter und Mieter sind über die Laufzeit viel mehr in Kontakt als früher, wo man teilweise nur einmal im Jahr über die Nebenkostenabrechnung gesprochen hat und sonst Funkstille herrschte.
„Shortness“ ist nicht der springende Punkt
Mein Fazit: Die Short Leases, von denen alle reden, sind oft gar nicht so kurz. Sie sind durchaus oft so lang, wie sie es schon vor 20 Jahren waren. Allerdings nur, wenn sie durch Zusatzvereinbarungen mehr Atmung und Anpassung durch beide Seiten ermöglichen. Dabei ist es hilfreich, wenn die Flächen das Thema Sensorik und Smartness nicht ausklammern. Zudem kommt es auf eine laufende und intensive Kommunikation zwischen Vermieter und Mieter an, die bekanntlich früher weniger ausgeprägt war. Das gemeinsame Verständnis von „Workspace as a Service“ und die genannte Kommunikation und individuellen Bedürfnisse sind die viel größere Veränderung in der Immobilienwirtschaft als die vermeintlich allgegenwärtige „Shortness“ der Büromietverträge.
