Die öffentliche Hand könnte mehr als 450 Millionen Euro Kaltmiete einsparen, wenn sie ihre Flächen optimieren würde.
Durch die Konsolidierung und Modernisierung öffentlicher Büroflächen sind massive Einsparungs- und Klimaschutz-potenziale möglich. Dies hat das Beratungsunternehmen Combine Consulting ermittelt. Der Spezialist für Workplace Strategy registriert aktuell eine starke Nachfrage seitens der öffentlichen Hand nach Beratungsleistungen zur Optimierung von Büroflächen. So unterstützt Combine derzeit etwa die Kreisverwaltung Emmendingen bei der Zentralisierung des Landratsamtes und hat für eine Machbarkeitsstudie über die Nutzung eines gemeinsamen Verwaltungsgebäudes von Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald und der Stadtverwaltung Freiburg eine Immobilienstrategie entwickelt.
Marco Haas, Partner bei Combine, sagt: „Die öffentliche Hand ist einer der relevantesten Büroflächennutzer in Deutschland. Laut aktuellen Zahlen ist etwa ein Fünftel der Büroangestellten im öffentlichen Sektor tätig und nutzt einen dementsprechend großen Anteil an der gesamten Bürofläche in Deutschland. Bei einem Pro-Kopf-Bedarf von rund 25 bis 30 Quadratmeter Bruttogrundfläche reden wir von bis zu 90 Millionen Quadratmetern Bürofläche. Diese könnten durch innovative Flächenkonzepte teilweise schon jetzt um bis zu 30 Prozent reduziert werden.“
Der Bundesrechnungshof mahnte erst im April dieses Jahres den Bund, ihre Büroflächen deutlich zu reduzieren. Demnach seien durch Zentralisierung und Modernisierung der Flächen bis zu 20 Prozent Einsparung möglich. Das entspricht laut Bundesrechnungshof bis zu 300 Millionen Euro Kaltmiete jährlich. Auch CO2-Emissionen der Gebäude könnten so massiv reduziert werden. Nach Analysen von Combine könnten hier sogar noch rund zehn Prozent mehr Fläche und damit eine Kaltmiete von rund 450 Millionen Euro eingespart werden.
„Die Büroimmobilien der Behörden wurden in den vergangenen Jahren nicht in ausreichendem Maße modernisiert und an die Anforderungen von New Work und Mobilarbeit angepasst. Das Ergebnis sind veraltet, unflexible, energetisch ineffiziente und zu große Flächen“, resümiert Marco Haas. „Da sich der Wertverfall des Immobilienbestands nicht ausreichend negativ in den Finanzhaushalten widerspiegelt, fehlt hier – anders als in der freien Wirtschaft – der entsprechende Modernisierungsdruck.“
Laut Bundesrechnungshof hat es der Bund nicht geschafft, die eigenen Büroflächen an die Anforderungen der neuen flexiblen Arbeitswelt anzupassen. Durch hybrides Arbeiten ist der Flächenbedarf im Büro merklich gesunken. Um den neuen Erwartungen gerecht zu werden, empfiehlt die Finanzaufsichtsbehörde unverzügliche und umfassende Bedarfsanalysen und Programme, die Behörden dazu verpflichten, ihre Büroflächen zu reduzieren.
Das Beratungsunternehmen unterstützt und berät auch die Kreisverwaltung Emmendingen bei der Neugestaltung des Landratsamts und wurde damit beauftragt, eine Bedarfsanalyse zu erstellen. Diese bildet die Grundlage für ein Gebäude-Ensemble, welches moderne Arbeitsflächen für die aktuell rund 960 Mitarbeitenden der Verwaltung bereitstellt. Momentan ist die Verwaltung auf zwölf Gebäude in der Stadt verteilt. Das neue Nutzungskonzept sieht keine Eins-zu-eins-Belegung mehr vor, was Flächen einspart, aber gleichzeitig Möglichkeiten bietet, die richtigen Flächen anzubieten.
Öffentliche Hand als wichtiger Mieter
Allerdings zeigt sich an den Vermietungszahlen in zahlreichen Metropolen, dass die öffentliche Hand seit der Corona-Zeit zu den wichtigsten Abnehmern von Büroflächen zählt. Sie sucht nicht mehr nur nach besonders preisgünstigen Büros, sondern ist auch bereit, höhere Mieten für moderne Flächen zu bezahlen.
In Dortmund entfielen im ersten Halbjahr 2023 rund 42 Prozent des Flächenumsatzes auf die öffentliche Verwaltung, so die Zählung von BNP Paribas Real Estate. In Essen waren es 41 Prozent - allerdings nur durch zwei Großvermietungen.
Im Jahr 2022 tat sich in Köln die öffentliche Verwaltung mit einem Anteil von 35 Prozent am Flächenumsatz als aktivste Branche hervor. In Düsseldorf trug sie 22 Prozent zum Umsatz bei, in Berlin waren es fast 20 Prozent. In Nürnberg war sie die wichtigste Branche mit etwa 25 Prozent.
