Digitale Projekte kosten Geld und Zeit. Doch was verbessert sich im Unternehmen? Die neue gif-Richtlinie zeigt, wie Immobilienunternehmen sieben kritische Herausforderungen angehen und aus digitalen Vorhaben wirksame Veränderungen machen können. Von Mahmoud Hawari und Dr. Christoph Holzmann
Sie haben neue Software eingeführt, aber Ihre Mitarbeitenden pflegen weiter ihre eigenen Excel-Listen? Für den Eigentümerbericht werden Zahlen weiter von Hand zusammengetragen? Dann lohnt sich vor dem nächsten Softwarekauf eine andere Frage: Was hindert Ihr Unternehmen daran, die vorhandenen Möglichkeiten zu nutzen?
Hier setzt die soeben erschienene „Richtlinie Digitale Transformation“ der gif Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung an. Ihr Hauptnutzen liegt darin, sieben typische Hürden, an denen Transformation in der Praxis scheitert, erkennbar und bearbeitbar zu machen. Zu jeder zeigt sie, wie Unternehmen ihre Ausgangslage beurteilen, einen passenden Zielzustand bestimmen und notwendige Veränderungen angehen können.
Wo die Veränderung ins Stocken gerät
Strategie. Digitale Projekte laufen, ihr Beitrag zum Geschäft bleibt unklar. Gefragt sind Ziele, an denen sich Investitionen und Prioritäten ausrichten lassen.
Kultur. Veränderungen sind beschlossen, werden aber nicht mitgetragen. Führung und Zusammenarbeit müssen die neuen Arbeitsweisen im Alltag unterstützen.
Personal. Für die Umsetzung fehlen Fähigkeiten oder Zeit. Unternehmen müssen Kompetenzen aufbauen und Kapazitäten tatsächlich bereitstellen.
Prozesse. Umständliche Abläufe werden digital nachgebaut. Zunächst gilt es, unnötige Schritte zu beseitigen und Zuständigkeiten zu klären.
Daten. Informationen werden mehrfach gepflegt oder sind unzuverlässig. Gemeinsame Definitionen und klare Verantwortung machen sie besser nutzbar.
Technologie. Einzellösungen passen nicht zusammen. Eine abgestimmte Systemlandschaft muss die Anforderungen des Geschäfts verlässlich unterstützen.
Verstetigung und Weiterentwicklung. Ein Projekt ist abgeschlossen, sein Nutzen wird nicht weiter verfolgt. Neue Lösungen müssen dauerhaft genutzt, überprüft und verbessert werden.
Diese sieben Erfolgsfaktoren hängen zusammen. Ein KI-Assistent etwa kann Informationen leichter zugänglich machen. Bessere Entscheidungen brauchen aber auch Datenqualität, Fachwissen und geeignete Abläufe. Digitale Transformation verändert deshalb, wie ein Unternehmen entscheidet, zusammenarbeitet und Leistungen erbringt.
Die Fachbereiche sitzen am Steuer
Das gif-Transformationsframework zeigt das Zusammenspiel als Rakete. Strategie und Verstetigung, Kultur und Personal sowie Prozesse und Daten bilden die Triebwerke. Die Technologie ist der Rumpf. Die Fachbereiche geben die Richtung vor. Gemeinsam mit der IT gestalten sie die Umsetzung. Transformation lässt sich nicht an eine IT-Abteilung delegieren.
Will ein Asset Manager Eigentümerberichte schneller erstellen, braucht er nicht nur eine Anwendung. Mit seinen Property Managern muss er Datenformate, Liefertermine und Prüfungen vereinbaren. Intern sind Verantwortliche zu benennen und Mitarbeitende vorzubereiten. Erst dieses Zusammenspiel kann die erhoffte Entlastung schaffen.
Den Handlungsbedarf konkret bestimmen
Wo kann ein Unternehmen ansetzen? Das gif-Reifegradmodell hilft mit 48 Fragen zu den sieben Erfolgsfaktoren bei der Standortbestimmung. Für jede Frage sind fünf Antwortmöglichkeiten vollständig ausformuliert. Die Beteiligten vergeben keine gefühlte Vier auf einer Skala von eins bis fünf. Sie wählen die Beschreibung, die den gegenwärtigen, möglichst nachweisbaren Zustand ihres Unternehmens am besten trifft.
Beurteilen Geschäftsleitung und operatives Team einen Sachverhalt unterschiedlich, lässt sich anhand konkreter Abläufe und Unterlagen darüber sprechen. Das Ergebnis zeigt Stärken und Entwicklungsbedarfe. Es dient der internen Orientierung, nicht einer Rangliste oder Zertifizierung.
Die höchste Stufe ist nicht überall sinnvoll. Entscheidend ist, welche Fähigkeiten das Unternehmen benötigt und wirtschaftlich aufbauen kann. Für den Asset Manager kann ein verlässlicher Datenfluss mit seinen Property Managern wichtiger sein als eine anspruchsvolle Zusatzfunktion. Der Abstand zum Zielprofil hilft, die nächsten Maßnahmen zu bestimmen und die passenden Kapitel der Richtlinie gezielt zu nutzen.
In fünf Phasen zum wirksamen Betrieb
Fünf Phasen strukturieren die Transformation. Phase 0 prüft die Startfähigkeit. Trägt die Führung die Veränderung? Gibt es ein verantwortliches Team, Ressourcen und Freiräume neben dem Tagesgeschäft? Ohne diese Voraussetzungen bleibt das Vorhaben auf dem Papier.
Phase 1 erfasst Ausgangslage und Handlungsbedarf. Phase 2 bestimmt den Zielzustand und priorisiert die notwendigen Veränderungen. In Phase 3 folgt die Umsetzung. Vorhaben werden konkretisiert, Verantwortliche benannt und Lösungen zunächst im überschaubaren Rahmen erprobt. Technische Arbeit und die Begleitung der Menschen gehören dabei zusammen.
Phase 4 betrifft die Verstetigung und Weiterentwicklung. Wird die neue Lösung genutzt und erzeugt sie den erwarteten Nutzen? Beim Reporting lässt sich verfolgen, wie viel Zeit die Berichtserstellung benötigt und wie häufig Daten nachbearbeitet werden müssen. Zugleich bleibt zu prüfen, ob das ursprüngliche Ziel noch passt. Die Phasen sind keine starre Abfolge. Neue Erkenntnisse können frühere Fragen wieder aufwerfen.
Gemeinsam über Unternehmensgrenzen hinweg
In der Immobilienwirtschaft entstehen Daten und Leistungen häufig bei verschiedenen Beteiligten. Aufwand und Nutzen fallen nicht zwangsläufig im selben Unternehmen an. Wer zusätzliche Informationen verlangt, muss deshalb klären, wer sie bereitstellt und wie die Arbeit organisiert wird.
Drei fiktive Unternehmen aus Fonds-, Asset- und Property Management machen diese Abhängigkeiten in der Richtlinie anschaulich. Die ProAsset Management AG bildet die durchgängige Hauptperspektive. Ihre Beispiele zeigen mögliche Wege, die sich auf die eigene Situation übertragen lassen. Der Rechtsrahmen wird als übergreifende Gestaltungsaufgabe von Beginn an mitgedacht.
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Die Richtlinie entstand aus der Praxis für die Praxis, mit fachlichen Partnern, Unternehmensvertretern und einer Beta-Community. Zum Einstieg können Fachbereiche und IT einen konkreten Handlungsbedarf gemeinsam betrachten. Die sieben Erfolgsfaktoren helfen, die entscheidenden Voraussetzungen im Blick zu behalten. Das Ergebnis sollte Klarheit darüber sein, was sich im Unternehmen ändern muss und wer dafür Verantwortung übernimmt.
Die Richtlinie Digitale Transformation und ein ergänzendes Excel-Werkzeug zum Reifegradmodell sind im gif-Onlineshop erhältlich.
