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Alexandre Grellier, CEO und Co-Founder von Drooms.

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29. June 2021 | Teilen auf:

Wie KI im Datenraum Prozesse optimiert

Alexandre Grellier, CEO und Co-Founder von Drooms, zu den Herausforderungen bei Cross-Border-Deals und wie diese, unter anderem mithilfe von KI, bewältigt werden können.

Auch im zweiten Corona-Jahr bleibt die Nachfrage nach Immobilien bei institutionellen Investoren und Kapitalanlegern konstant hoch. Gründe sind die niedrigen Zinsen am Kapitalmarkt und die steigende Nachfrage nach stabilen Geldanlagen. Für das zweite Halbjahr 2021 prognostiziert eine Studie von Colliers International sogar einen 50 prozentigen Anstieg der weltweiten Investment-Aktivitäten. Cross-Border-Investments, also grenzüberschreitende Immobilien-Transaktionen, werden dabei eine verstärkte Rolle spielen. Allein in Europa erwartet Savills bei Cross-Border-Deals insgesamt einen Anstieg um zehn bis 15 Prozent auf rund 120 Milliarden Euro im Vergleich zum Vorjahr. Für die reibungslose Abwicklung von internationalen Immobilientransaktionen sind virtuelle Datenräume zum Standard geworden. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) kann dabei unterstützen, den Prozess schneller, effizienter und kostengünstiger durchzuführen.

Grenzüberschreitende Immobilientransaktionen sichern den Investoren neue Märkte und Wachstumschancen, jedoch unterliegen sie auch mannigfaltigen Einflüssen, die über ihren Erfolg entscheiden. Das ständig steigende Transaktionsvolumen, verbunden mit einer hohen Geschwindigkeit bei der Umsetzung und einer zunehmenden Komplexität in der Regulierung sowie wirtschaftlichen Prüfung über Landesgrenzen hinweg, erfordern eine fundierte und international ausgerichtete Vorbereitung des Transaktionsprozesses und der Dokumentation. Denn daran entscheidet sich, ob ein erfolgreicher Abschluss erzielt wird.

Virtuelle Datenräume für effektive Cross-Border-Transaktionen

Einer der Schlüsselfaktoren jeder grenzüberschreitenden Transaktion liegt in der Vollständigkeit und Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente. Hierbei stellen virtuelle Datenräume eine optimale Lösung dar, da sie eine vernetzte, sichere und über Zeitzonen hinweg effektive Zusammenarbeit gewährleisten. Ebenso ermöglichen sie das Verwalten und Strukturieren von Dokumenten, sodass der Verkäufer Dokumente stets aktualisieren kann und mögliche Investoren jederzeit Einblick in vollständige und aktuelle Informationen hat. Eine gute Datenstrukturierung ist Voraussetzung, für reibungslose Arbeitsabläufe, mehr Transparenz und leichtere Auffindbarkeit von Informationen. Gerade in der Immobilienbranche herrscht eine hohe Nachfrage nach optimierten Arbeitsabläufen. In vielen Unternehmen gibt es meist eine große Menge an unstrukturierten Daten und viele Abläufe werden noch manuell getätigt. Doch das Digitalisieren von großen Dokumentenmengen ist zeitaufwendig und verlangt hohe Akribie, da alle Daten händisch in den digitalen Datenraum hochgeladen und den richtigen Indexpunkten zugeordnet werden und für eine optimale Auffindbarkeit auch korrekt benannt sein müssen. Diese Komplexität schlägt sich dann auch in den Kosten für Berater und Administratoren nieder. Nachteilig kann sich auch auswirken, dass Dokumente nicht einheitlich oder falsch benannt sind, was dazu führen kann, dass Unterlagen nicht gefunden oder falsch abgelegt werden und damit auch einen erfolgreichen und schnellen Transaktionsprozess behindern. Eine intelligente Plattform kann bei all diesen Herausforderungen unterstützen.

KI-Features minimieren den manuellen Aufwand

Um das manuelle Prüfen und Einstellen großer Datenmengen zu erleichtern und zu verbessern, werden im virtuellen Datenraum KI-Features eingesetzt. So können beispielsweise allein für den Verkauf eines Einkaufszentrums bis zu 50.000 Seiten an Dokumenten zusammenkommen. Der Zeitaufwand zur Prüfung kann – abhängig von der Komplexität des Assets in einem Cross-Border-Deal – bis zu einem Jahr und länger dauern. KI-gestützte Anwendungen im Datenraum bieten die Möglichkeit, die richtigen Informationen schneller und mit einer größeren Genauigkeit bereitzustellen, sich wiederholende, aber grundlegende und zeitkritische Aufgaben zu verbessern, Probleme zu minimieren und Kosten zu senken. Dabei optimieren sich KI-Anwendungen im Laufe der Zeit selbst.

Die Features Auto-Allokation und Auto Naming basieren auf Machine Learning-Algorithmen und lernen aus individuellem Verhalten und Mustern. Auto-Allokation ist eine intelligente Funktion zum Kategorisieren und Zuordnen von Dokumenten basierend auf ihren Inhalten, um diese dann automatisch den zugehörigen Indexpunkten zuzuordnen. Die Zuordnung basiert dabei auf einem vordefinierten und eintrainierten oder benutzerdefinierten Indexstandard. Bei großen Datenmengen können auch individuelle Standards für die Unternehmen entwickelt und trainiert werden. Dieses Feature hilft vor allem der Partei, die die Dokumente im Datenraum bereitstellt. Werden Dokumente im Register oder Index verschoben, berücksichtigt der Machine Learning-Algorithmus diese Eingabe für alle weiteren Uploads und platziert die Dateien mit zunehmender Genauigkeit. Ein weiterer Vorteil der Auto-Allokation ist, dass der Upload Prozess von Dateien nicht überwacht werden muss, was wiederum eine Zeitersparnis mit sich bringt. Eine Endkontrolle erfolgt am Ende des Uploads durch den Nutzer, er hat dann die Möglichkeit, die Vorschläge der Maschine zu bestätigen oder abzulehnen.

Oftmals gibt es in Unternehmen keine einheitliche Benennungsstruktur von Dokumenten und damit können Probleme beim Suchen und Auffinden der Informationen im Datenraum entstehen. Der Zeitaufwand, der mit der Umbenennung von Dokumenten für bessere Auffindbarkeit einhergeht, wird durch Auto Naming minimiert, indem Dokumente auf Basis ihres Inhalts automatisch benannt werden. Die Funktion kann auch falsch eingestellte Dokumente herausfiltern und nach einer zuvor festgelegten Betitelung umbenennen. Auch diese Anwendung entwickelt sich selbständig weiter und erleichtert die Arbeit derjenigen, die die Dokumente finden und prüfen müssen.

Ein weiteres für grenzüberschreitende Immobilientransaktionen wichtiges Tool ist die auf KI-gestützte Dokumentenübersetzung. Damit die internationalen Teams, die an den Transaktionen gemeinsam arbeiten, die Inhalte der Dokumente in ihrer bevorzugten Sprache einsehen können, ermöglicht die Dokumentenübersetzung eine sofortige Übersetzung der Dokumente in der gewählten Sprache, bei der auch das Layout des Original-Dokuments bestehen bleibt. So können unterschiedliche Parteien auf der ganzen Welt sich direkt im virtuellen Datenraum Dokumente übersetzen lassen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass keine Inhalte an Dritte herausgeben oder außerhalb des Datenraums über Online-Tools übersetzt werden müssen. Damit entstehen keine Sicherheitsrisiken, indem hochsensible Informationen im Internet zur Übersetzung hochgeladen werden.

KI-Technologie im Datenraum – was kommt als Nächstes?

Die Vorteile Künstlicher Intelligenz gerade für grenzüberschreitende Transaktionen sind zahlreich: reduzierte Managementkosten, signifikante Effizienzsteigerung, weniger Ressourcenverschwendung. Daher werden KI-gestützte Anwendungen zunehmend wichtiger. So wird bei Drooms mit einem eigenen Entwicklerteam daran gearbeitet, Workflows noch stärker zu optimieren. Dazu gehört beispielsweise die Weiterentwicklung des Frage-Antwort-Prozesses verschiedener Parteien im Datenraum. Zudem werden in Zukunft mit der Hilfe von KI immer mehr komplette Immobilienportfolios digital in nur einem Datenraum zentral gemanagt. Der Langzeitdatenraum ermöglicht es dann, alle Unterlagen stets auf dem neuesten Stand und an einem Ort zentral verfügbar zu halten, sodass diese bei einer anstehenden Transaktion schnell in einen Transaktionsdatenraum eingestellt werden können. Gerade in einem kompetitiven internationalen Umfeld, indem Schnelligkeit und Effizienz gefordert sind, können so schneller Deals umgesetzt werden.

Ein Gastbeitrag von .

zuletzt editiert am 05.08.2021