2026-11-05T08:29:50.447Z Das analoge Fundament der digitalen Immobilie
Papierarchive bremsen digitale Prozesse. Wie Immobilienverwaltungen Bestände priorisieren, Aufbewahrung klären und die Digitalisierung vorbereiten, eräutert Christian Hörl, Geschäftsführer von MH Scan & Print.
Die Immobilienwirtschaft diskutiert über digitale Zwillinge, automatisierte Nebenkostenabrechnungen und virtuelle Datenräume. In den Kellern und Archivräumen vieler Verwaltungen sieht die Realität anders aus. Dort stehen Regalmeter voller Ordner, Planschränke mit Zeichnungen bis zum Format DIN A0 und Umzugskartons mit Korrespondenz aus drei Jahrzehnten.
Wer digitale Prozesse ernst meint, kommt an diesem Bestand nicht vorbei. Denn eine vollständige digitale Akte muss auch die relevanten Papierunterlagen enthalten. Der Druck wächst dabei von mehreren Seiten: Käufer erwarten vollständige Datenräume, Banken und Prüfer verlangen belastbare Nachweise, und die Berichtspflichten rund um Energie und Nachhaltigkeit setzen voraus, dass technische Unterlagen überhaupt auffindbar sind.
Was in den Archiven wirklich liegt
Eine Bestandsaufnahme fördert in vielen Verwaltungen und Asset-Management-Einheiten ein ähnliches Bild zutage. Da sind zunächst die Objektunterlagen: Kaufverträge, Teilungserklärungen, Grundbuchauszüge und Baugenehmigungen. Dazu kommen Baupläne und Statiken, oft großformatig, gefaltet oder gerollt, teils als einziges erhaltenes Exemplar. Die technische Dokumentation umfasst Wartungsverträge, Prüfprotokolle für Aufzüge und Brandschutzanlagen sowie Revisionsunterlagen. Mietakten enthalten Originalverträge, Nachträge, Übergabeprotokolle und Schriftwechsel. In der Verwaltung von Wohnungseigentum...
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