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Wie Bürokonzepte die Leistung und Identifikation steigern können

Ein Büro ist mehr als Tisch, Stuhl und Computer. Auf Mitarbeiter zugeschnittene Bürokonzepte können die Leistungsfähigkeit und Identifikation steigern.

Hippe Arbeits-Wohlfühloase oder doch eher Zellenbüros im Beamten-Style? Ein Blick in die Büros von sechs Immobilienunternehmen (Foto: officesnapshots.com)
Moderne Bürokonzepte sehen nicht nur gut aus, sondern können Leistung und Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern (Foto: officesnapshots.com)

Viele Unternehmen lassen wertvolles Potenzial ungenutzt liegen. Sie sehen Büroflächen weitgehend als passiven Kostenfaktor. Dabei bietet nahezu jedes Büro die Chance, es aktiv dafür einzusetzen, die Leistungsfähigkeit, Identifikation und Arbeitszufriedenheit der Angestellten spürbar zu steigern. Die weltweite Studie „Human Experience“ demonstriert, dass in dieser Hinsicht insbesondere in Deutschland noch ein enormes Potenzial brachliegt, um die tragenden Säulen der Personalführung Engagement, Mitbestimmung und Erfüllung zu stärken und weiter auszubauen.

Das belegt die Bestandsaufnahme der Studie von JLL, denn mit 49 Prozent ist nicht einmal die Hälfte der deutschen Arbeitnehmer der Ansicht, an ihrem Büroarbeitsplatz effektiv arbeiten zu können. Das wirkt sich umgehend auf die Leistungsbereitschaft aus: Nur 36 Prozent bezeichnen sich selbst als „sehr engagiert“. Damit rangiert Deutschland im internationalen Mittelfeld und leicht unter dem globalen Schnitt von 40 Prozent. Globaler Spitzenreiter ist nach dem JLL-Vergleich Indien, wo 69 Prozent ihre Arbeitseinstellung als „sehr engagiert“ empfinden. Beim europäischen Nachbarn Frankreich ist es hingegen nur rund jeder Fünfte. Es wird in Deutschland offensichtlich schon vieles richtig gemacht, doch ist noch erkennbar Luft nach oben.

Mehr als 7.300 Bürokräfte in zwölf Ländern weltweit, 506 davon in Deutschland, hat JLL befragt – nach ihrer aktuellen Arbeitsplatzsituation, nach ihren Prioritäten, nach ihren Erwartungen an ein ideales Arbeitsumfeld. Als roter Faden zieht sich die Bedeutung des „menschlichen Erlebens“ – der „Human Experience“ durch alle Länder. Besonders groß ist das Bedürfnis nach respektvollem Umgang ebenso wie nach Erfüllung und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Bei Deutschen steht Kommunikation ganz oben
Was in Deutschland besonders hervorsticht, ist der Wunsch der Mitarbeiter in den Büros, sich auszutauschen, Wissen zu teilen und voneinander zu lernen. 44 Prozent der Befragten geben dies. Damit liegen sie im weltweiten Schnitt, aber deutlich vor den europäischen Nachbarn. Für diesen Dialog wünschen sich viele Teilnehmer der Studie Räume, die Kommunikation, das Miteinander, Gesundheit und Wohlbefinden fördern. Doch für die allermeisten ist es bislang tatsächlich nur ein Wunsch, denn nur 18 Prozent der Befragten haben überhaupt Zugang zu solchen Räumen.

Wie viel Informations- und Überzeugungsarbeit allerdings noch zu leisten ist, zeigt ein Paradoxon: Auf der einen Seite ist der Wunsch nach mehr Kommunikationsflächen vorhanden, auf der anderen Seite gibt es auch eine große Scheu vor der Veränderung. So sind 44 Prozent der befragten Bürokräfte in Deutschland keinesfalls bereit, ihr geschlossenes Büro gegen den Großraum einzutauschen. Nur fünf Prozent befürworten Hot Desking, wenn sie dafür innovative Flächen erhalten. Immerhin 43 Prozent stehen diesem Wandel noch unentschlossen gegenüber.

Das hängt offensichtlich mit deutschen Bürotraditionen zusammen, die die Resultate der JLL-Umfrage deutlich belegen. Denn klassische Arbeitsräume sind in Deutschland nach wie vor üblich: 83 Prozent der Arbeitnehmer arbeiten in geschlossenen Büros, 28 Prozent mehr als der weltweite Durchschnitt. Das korrespondiert mit einem weiteren globalen Spitzenwert aus Deutschland: So geben 54 Prozent an, dass Konzentrationsfähigkeit die höchste Priorität bei ihrer Arbeit hat.

Skepsis gegenüber Alternativen zum Einzelbüro
Viele identifizieren ihre Arbeit mit ihrem festen Arbeitsplatz, nahezu drei von vier (72 Prozent) deutschen Büroarbeitern verbringen fast die komplette Arbeitszeit am eigenen Schreibtisch. Entsprechend schwer tun sich viele mit alternativen Arbeitsräumen oder Home-Office-Modellen. Hier liegt der Anteil der Nutzer jeweils deutlich unter dem globalen Durchschnitt. Wobei es innerhalb der deutschen Teilnehmergruppe deutliche Unterschiede bei den Altersklassen gab. So ist die Gruppe derjenigen unter 35 Jahren in der Regel mobiler und offener für alternative Arbeitsplatzkonzepte als ihre älteren Kollegen.

In vielen Branchen ist es mittlerweile allerdings so, dass durch flexible Arbeitszeiten, eine rasant gestiegene Mobilität und veränderte Arbeitsprozesse längst nicht mehr alle Schreibtische zugleich besetzt sind. Doch leere Arbeitsplätze sind unnötige Kosten beziehungsweise verschenkter Raum. Der Grundsatz, dass jeder Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz hat, unabhängig von der genauen Arbeitsweise, gehört also der Vergangenheit an. Er ist unwirtschaftlich, blockiert aber vor allem das Potenzial, mehr Kreativität, Austausch und Arbeitszufriedenheit zu fördern. Entsprechend planen Unternehmen zunehmend mit einem Schlüssel, der dieser Realität gerecht wird, den Raum effizient nutzt und Flächen für Kreativbereiche und anderes schafft.

Großraumbüros: in Deutschland wesentlich seltener als weltweit üblich (Quelle: JLL-Studie
Großraumbüros: in Deutschland wesentlich seltener als weltweit üblich (Quelle: JLL-Studie "Human Experience")

Denn trotz der Verbundenheit zum eigenen Schreibtisch und der Befürchtung, sich im Großraum oder beim Hot Desking nicht konzentrieren zu können, rechnen die meisten Mitarbeiter mit einer spürbaren Verbesserung des Arbeitsklimas durch alternative Raumkonzepte, wie eine weitere Fragestellung der Studie „Human Experience“ feststellt: So wurde gefragt, welche Raumart gefühlt die positivste Auswirkung auf die Arbeit hat, wobei auf einer Skala beginnend bei 0 die 5 die Bestnote war.

Demnach stehen „Räume für gemeinsame Interessen“ mit einem Durchschnittswert von 3,7 besonders hoch im Kurs. Bei der Gruppe der unter 35-Jährigen liegt der Wert sogar bei 4,0. Ebenso positiv sehen Büroangestellte hochwertige Einkaufsmöglichkeiten (3,6) wie Café- und Snackbars, um sich dort unkompliziert, aber gesund und schmackhaft zu verpflegen und ins Gespräch zu kommen. Fortschritte für das Unternehmen erhoffen sich die Mitarbeiter auch von Inkubatoren und Acceleratoren (3,5) – speziellen Räumen, um Ideen zu entwickeln und möglichst schnell umzusetzen. Allgemeine Kreativräumen und externe Coworking-Möglichkeiten rangieren dahinter (3,4).

Die Möglichkeiten und auch die Erwartungen sind also bereits vorhanden, wie „Human Experience“ zeigt. Nun ist es an den Unternehmen, die ersten Schritte zu gehen: auf die Mitarbeiter zu und in eine effektivere und kreativere Zukunft. Der Anfang könnte ein Beauftragter für diesen Wandel sein, ein Chief Happiness Officer. Den halten übrigens 83 Prozent aller Befragten für eine sehr gute oder zumindest ziemlich gute Idee.

Autor: Dr. Christian Koch, geschäftsführender Direktor JLL verantwortlich für Corporate Solutions, Project & Development Services, Tetris und Residential.

09.10.2017