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Schritt für Schritt

Damit die digitale Euphorie nicht in einer tiefen Enttäuschung endet, müssen Unternehmen bei der Einführung neuer Proptech-Lösungen strukturiert vorgehen.

Schritt für Schritt müssen Unternehmen vorgehen, wenn sie Proptech-Lösungen erfolgreich einführen wollen. (Foto: Geerati/istock)
Schritt für Schritt müssen Unternehmen vorgehen, wenn sie Proptech-Lösungen erfolgreich einführen wollen. (Foto: Geerati/istock)

Proptechs, technologieorientierte Unternehmen mit Fokus auf die Immobilienwirtschaft, sprießen wie Pilze aus dem Boden. Diese Dynamik hat ihre Ursache maßgeblich in der Push-Pull-Strategie. Die Push-Strategie wird von neu gegründeten IT-affinen Unternehmen mit Investorenkapital angewendet, die mit ihren innovativen Lösungen in der Immobilienwirtschaft Neuland besetzen und einen Nutzen durch bisher unbekannte digitale Geschäftsmodelle generieren möchten.
Der Pull-Mechanismus dagegen wird durch die etablierten Akteure der Branche bedient: Immobilienunternehmen, die ihre eigenen Geschäftsprozesse optimieren wollen und digitale Unterstützung suchen. Dieser Pull-Effekt wird zudem durch Presse, Verbände oder die Verleihung spezifischer Awards und Auszeichnungen verstärkt.
Grundsätzlich sind die Effekte aus diesen kombinierten Push- und Pull-Strategien für die Immobilienwirtschaft positiv und führen zu einem in dieser Branche lange überfälligen Digitalisierungsschub. Eine langfristige Effizienzsteigerung ist zu erwarten. Aber nicht jede Idee und jedes neu gegründete Proptech-Unternehmen werden einen nachhaltigen Beitrag leisten. Früher oder später wird sich zeigen, welche Geschäftsmodelle tatsächliche innovative Potenziale für die Prozessoptimierung bieten.

Aufwand bei der Integration granularer Anwendungen
Die Vielfalt der Proptech-Unternehmen ist groß. Die Lösungen umfassen die gesamte Wertschöpfungskette vom Investment zum Facility Management und schließen auch die Bau- oder Versorgungsbranche mit ein. Die Palette reicht von operativen Bewirtschaftungsthemen wie der Schlüsselverwaltung oder dem Energie-Monitoring, über Applikationen, welche die Vermietung unterstützen, bis zu Algorithmen, die Investitionsentscheidungen erleichtern. Im Einsatz sind unterschiedliche Technologien wie die künstliche Intelligenz, der 3D-Druck, Blockchain und die Sensorik, welche die Daten- und Dokumentenbewirtschaftung erleichtern und die Kommunikation von Kunden und Mitarbeitern fördern.
Bei all der Vielfalt, die diese Proptech-Lösungen bieten, haben sie in der Regel eines gemeinsam: Sie unterstützen ausgewählte, in sich abgeschlossene Geschäftsprozesse. Diese Gemeinsamkeit hat ihren Preis. Die Granularität der Lösungen erfordert von den Immobilienunternehmen einen besonderen Integrationsaufwand. Speziell fünf wesentliche Handlungsfelder sind dabei zu nennen (siehe Kasten).

Handlungsfelder beim Einführen einer Proptech-Lösung

  1. Prozessintegration:
    Sucht ein etabliertes Immobilienunternehmen ein spezifisches Proptech-Angebot, ist eine ausgiebige Recherche erforderlich. Welche Lösungen werden am Markt angeboten? Welche Lösungen sind für das Unternehmen zielführend? Zur Beantwortung dieser Fragen sind zwei Dinge notwendig: ein technologisches Verständnis und vor allem immobilien-wirtschaftliche Expertise. In einer Art Scharnierfunktion müssen die Potenziale der vielfältigen digitalen Optionen abgeschätzt und auf eine Integration in die eigene Prozesslandschaft geprüft werden. Es kommt auf den Match an. Bringt die digitale Lösung wirklich Abhilfe für das spezifische prozessuale Problem?

  2. Anwenderintegration:
    Essenziell ist bei allen Anwendungen im Proptech-Bereich nicht nur die Technologie, sondern auch der Mehrwert, den die digitale Lösung für den Anwender hat. Mit der aktuellen digitalen Euphorie, die im Markt herrscht, wird der Nutzen oder auch die Bereitschaft des Anwenders, sich mit dem Proptech-Produkt auseinanderzusetzen, oft überschätzt. Daher sollte – insbesondere wenn es sich bei dem Anwender um einen externen Kunden, Mieter oder Geschäftspartner handelt – das Immobilienunternehmen vor dem Zuschlag für ein Proptech-Produkt den Austausch suchen und die Vereinbarkeit mit den Bedürfnissen der Anwender abklären. Ohne die Einbindung droht das Risiko von Fehlinvestitionen.

  3. Datenintegration:
    Ist ein Proptech-Angebot ausgewählt, stellt sich die Frage des Datenaustausches. Welche Stammdaten, beispielsweise Angaben zur Immobilie oder Konditionen des Mietvertrags, werden von dem Proptech-Anbieter benötigt, damit er seine Applikation zur Unterstützung des Geschäftsprozesses einsetzen kann? Welche Daten braucht hingegen das Immobilienunternehmen im weiteren Verlauf, um beispielsweise Auswertungen zu erstellen oder Anschlussprozesse anzustoßen?
    Diese Datenanalyse ist zwingend erforderlich, da es trotz Bemühungen wie der Schnittstellenstandardisierung der gif e.V. in der Branche am Einsatz von einheitlichen Datensets mangelt. Die vorangehende Datenanalyse sichert die Funktionsfähigkeit des digitalen Geschäftsmodells und liefert zudem wichtige Informationen zur Aufstellung der Investitionskosten. Die Entwicklung und der Betrieb von Schnittstellen und das zugehörige Datenmanagement ist ein häufig unterschätzter Posten in der Gesamtkostenschätzung. Zudem kann es durch die oben genannte Fokussierung auf kleinteilige Wertschöpfungsprozesse in der Folge zum Einsatz verschiedener Proptech-Lösungen kommen und damit auch zu mehrfachen Aufwänden in der Datenintegration.

  4. Systembetrieb:
    Die Akteure der Immobilienbranche haben in den vergangenen Jahren maßgeblich in ihre IT-Systeme investiert. Diese Anstrengungen führten hauptsächlich zu einem professionellen Einsatz von ERP -Systemen zur Objekt- und Mietbuchhaltung und zur Nutzung von BI-Systemen für die Planung von Zahlungsströmen und das Controlling. Im Optimalfall sind ERP -Systeme des Property Managements mit den BI-Systemen des Asset oder Investment Managements vernetzt. In Einzelfällen besteht sogar eine automatisierte Anbindung an weitere IT-Systeme wie CAFM -Applikationen, CRM -Lösungen oder Dokumentenmanagementsysteme. Kommen jetzt weitere Proptech-Applikationen hinzu, sind nicht nur die oben genannten Daten über eine Schnittstelle auszutauschen, auch der Systembetrieb muss geklärt werden. Durch den Betrieb des neuen Systems im eigenen Haus wird neue Hardware benötigt, Backup-Szenarien sind aufzustellen, und interne Key User für Schulungen und Support müssen ausgebildet werden. Alternativ wird die digitale Applikation im Rechenzentrum des Anbieters betrieben. Im sogenannten Software-as-a-Service-Modell (SaaS) entfällt die eigene Hardware-Aufrüstung. Damit kommt jedoch ein weiterer, fünfter Aspekt zum Tragen.

  5. Datenschutz:
    Mit der Nutzung von unternehmensexternen Applikationen sind zusätzliche Aspekte des Datenschutzes zu berücksichtigen. Ab Mai dieses Jahres sind mit der Datenschutz-Grundverordnung europaweit wichtige neue Datenschutzbestimmungen anzuwenden. Diese Verordnung regelt unter anderem den Umgang mit Big Data oder Data Mining. Diese analytischen Verfahren sorgen – sofern sie mit personenbezogenen beziehungsweise personenbeziehbaren Daten arbeiten – für komplexe datenschutzrechtliche Fragen. Ein Personenbezug ist insbesondere bei Vermietungsdaten gegeben und muss in der Vertragsgestaltung als auch in der technischen Umsetzung der Nutzung der Proptech-Lösung durch das Immobilienunternehmen berücksichtigt werden.

Die oben dargestellten Aspekte geben einen Einblick in die mögliche Komplexität einer Proptech-Anwendung. Mit Blick in die Zukunft wird der Aufwand nicht allein beim den Immobilienunternehmen verbleiben. An dieser Stelle unterstützen sie etablierte Anbieter von ERP- und BI-Systemen, die im Rahmen ihres eigenen digitalen Angebots innovative, prozessbezogene Lösungen entwickeln und vor allem in die Integration von externen Applikationen investieren. Somit erhält der Kunde ein integriertes System mit einer Kombination aus individuellen, für ihn passenden Services.
Bestrebungen dieser Art zeigen sich beispielsweise durch die Entwicklung von SAP Fiori im Bereich der ERP-Systeme oder für das BI-System RE-VC von IRM. Visionär arbeitet der Anbieter des Portfoliomanagementsystems an einem Serviceund App-Store, wodurch der Kunde frei aus verschiedenen Dienstleistern und Applikationen wählen kann.
Diese Entwicklung treibt auch die gif e.V. mit ihren aktuellen Maßnahmen voran. Nach der inhaltlichen Schnittstellendefinition arbeitet der Branchenverband aktuell an der technischen Umsetzung und entwickelt Lösungen auf Basis von APIs zur Echtzeitkommunikation zwischen den Applikationen. Für den Nutzer hat diese Erweiterung elementare Vorteile. Die Systeme sind bereits am Markt erprobt, der Integrationsaufwand ist reduziert und die Investitionssicherheit erhöht.
Damit die Immobilienwirtschaft den vollen Schub des Digitalisierungseffektes für sich nutzen kann, sind alle drei Parteien gefragt: Proptechs, die im Sinne der Push-Strategie neue, innovative Lösungen auf den Markt bringen. Immobilienunternehmen, die den Market-Pull simulieren, aktiv nach digitalen Lösungen fragen und bereit sind, einen eigenen Beitrag zur Datenstandardisierung in der Branche zu leisten. Und last but not least die etablierten IT-Systemanbieter, die ihre bestehenden Systeme durch innovative Konzepte erweitern, externe Services anbinden und damit dem Kunden eine integrierte, digitale Produktpalette anbieten.

Autoren: Professor Dr. Marion Peyinghaus und Professor Dr.-Ing. Regina Zeitner leiten das Competence Center Process Management Real Estate in Berlin.

15.05.2018