zurück

Facility Management: Pandemie-Klauseln in Verträgen

Warum Auftraggeber und FM-Dienstleister von Pandemie-Klauseln profitieren und was genau sie vertraglich fixieren sollten, erklärt Rechtsanwalt Rüdiger Bonnmann in seinem Gastbeitrag.

Mit Ausbruch der Pandemie trafen viele Auftraggeber mit ihren FM-Dienstleistern Abreden, welche Leistungen in dieser Phase erbracht werden sollen und welche nicht. Nun wird bei vielen der Wunsch laut, künftig Pandemie-Klauseln in die FM-Verträge aufzunehmen.

Für viele FM-Dienstleister entwickelte sich die Pandemie widersprüchlich: Die einen, die vorrangig in Büros tätig sind, mussten während des Lockdowns im Frühjahr trotz Homeoffice-Regelungen mehr arbeiten, weil ihre Kunden häufigere Putzintervalle und zusätzliches Desinfizieren der Oberflächen verlangten. In anderen Bereichen fielen Leistungen weg: so in Hotels, Fitnessstudios, bei Cateringfirmen und im Handel. In beiden Fällen einigten sich die Vertragspartner zumeist spontan, welche Leistungen in der Ausnahmephase zu erbringen sind. Auch im aktuellen Teil-Lockdown läuft es kaum anders.

Die Pandemie wird das Arbeitsleben vermutlich noch einige Monate beschäftigen. Um künftig klare Verhältnisse zu haben, ist es ratsam, bestehende FM-Verträge um Pandemie-Klauseln zu ergänzen, damit gesichert wird, wann welche FM-Leistungen reduziert werden können, wie bei einem Lockdown zu verfahren ist etc. Die wirtschaftlichen Risiken sollten zwischen beiden Vertragspartnern fair verteilt werden.

Wie flexibel ist der FM-Vertrag schon heute?

Zunächst sollten bestehende FM-Verträge daraufhin überprüft werden, ob Leistungen schon jetzt flexibel anzupassen sind. Bei manchen können Teilleistungen hinzugebucht beziehungsweise gekündigt werden. Hochschulen haben beispielsweise unterschiedliche Reinigungsintervalle, je nachdem ob Vorlesungen stattfinden oder Semesterferien sind. Gibt es Leistungsbausteine, dann können diese angepasst in eine Pandemie-Vereinbarung einfließen. Zu beachten sind dabei bestimmte Fristen. Der Auftraggeber muss für das Zubuchen beziehungsweise Abbestellen gewisser Leistungen vertraglich vereinbarte Fristen einhalten. Dem Auftragnehmer muss es möglich sein, bei zusätzlichen FM-Arbeiten das Personal und die notwendigen Maschinen bereit zu stellen.

Welche Leistungen sind reduzierbar, welche nicht?

Nicht alle FM-Leistungen können komplett entfallen. Zwei Fallgruppen sind zu unterscheiden. Erstens: Leistungen, die gesetzlich notwendig sind. Dazu zählen Verkehrssicherungspflichten am Gebäude, regelmäßige Wartungsarbeiten etwa der Aufzüge und Instandhaltungsarbeiten. Diese müssen auch während einer Pandemie erbracht werden. Unter Umständen sollten darunter auch Sicherheitsdienstleistungen fallen. Steht beispielsweise ein größeres Gebäude leer, weil nahezu alle Mitarbeitenden im Homeoffice sind oder die Produktion stillsteht, ist die Zahl der Kontroll-Rundgänge zu erhöhen.

Zweitens: FM-Arbeiten, die während der Ausnahmesituation reduziert beziehungsweise auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden können. Das können viele Reinigungsarbeiten sein, darunter auch solche, die in größeren Abständen erfolgen, wie das Putzen der Fenster.

Bedingungen für Sonderregelungen und Lockdown festlegen

Unbedingt müssen die Gründe für unmittelbare Leistungsanpassungen genau vereinbart werden. Hier verbirgt sich vermutlich der größte Streitpunkt. Dabei sollte unterschieden werden, ob der Auftragnehmer freiwillig zur Pandemiebekämpfung seinen Geschäftsbetrieb reduziert oder gar einstellt oder ob dies aufgrund einer Verfügung der lokalen Ordnungsbehörde beziehungsweise einer Verordnung der Landesregierung erfolgt. In diesem Fall kann der Auftraggeber nichts für die Schließung und die Reduzierung der FM-Arbeiten.

An beide Konstellationen sollte gedacht werden hinsichtlich Honorierung, Fristen für Kündigungsmöglichkeiten von Teilleistungen etc.

So kann bei behördlichen Verfügungen ein Sonderkündigungsrecht für bestimmte Tätigkeiten eingeräumt werden und dem FM-Auftragnehmer über einen bestimmten Zeitraum hinweg Ersatz gezahlt werden. Oder beide vereinbaren für eine Zeitspanne, auf gewisse Leistungen zu verzichten.

Gleichzeitig sollte auch der FM-Dienstleister geschützt werden, wenn er Arbeiten aufgrund der Pandemie nicht erfüllen kann. Auch hier sollte zwischen allgemeinen Betriebsrisiken (etwa weil ausländische Mitarbeiter nicht einreisen dürfen oder Beschäftigte in Quarantäne sind) und behördlichen Verfügungen differenziert werden.

Risiko-Stufen vereinbaren

Sinnvoll kann es sein, bestimmte Abstufungen festzulegen und diese mit entsprechenden Tätigkeiten zu verknüpfen. Welche FM-Leistungen sind nötig, wenn beispielsweise die Hälfte der Angestellten im Home-Office ist, welche sind unabdingbar, falls alle Angestellten mobil arbeiten und welche müssen erbracht werden, falls die Produktion runtergefahren wird? Gleichzeitig sollten Bestimmungen für ein anschließendes Hochfahren festgelegt werden: Müssen Wasserleitungen geprüft werden, wenn diese mehrere Wochen nicht genutzt wurden? Sollten Grundreinigungsarbeiten durchgeführt werden?

Während der aktuellen Pandemie sammeln gerade alle Betroffenen wertvolle Erfahrungen in Sachen Facility-Management und sehen, in welchen Bereichen mehr Leistungen benötigt werden und in welchen weniger. Diese sollten in einem Nachtrag zum bestehenden Vertrag beziehungsweise bei Neuverträgen Eingang finden. Diese Erkenntnisse hätte niemand im Vorfeld annähernd gut beschreiben können wie sie das Leben gerade lehrt.

Der Autor: Rüdiger Bonnmann ist unter anderem Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht und auf Immobilienrecht spezialisiert. Er ist Partner der Kanzlei Osborne-Clarke in Köln.

20.11.2020