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Digitales Arbeiten in Zeiten von Corona

Homeoffice hat sich in Deutschland bislang nur zögerlich verbreitet. In der Corona-Krise müssen die Unternehmen es im Notfallmodus schnell umsetzen. Damit Remote-Working in der ‚normalen‘ Zukunft seine Potenziale für Firmen und Mitarbeiter entfalten kann, gilt es einige Learnings zu beachten.

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Aktuell war vielfach Improvisation im Homeoffice gefragt. Grundsätzlich sollte es aber klare Regelungen geben, etwa für die Sicherung der Arbeitsumgebung, Internetgeschwindigkeit oder ein Privatnutzungsverbot von Arbeitsgeräten. (Bild: Brina Blum/Unsplash)

Die Geschäfte laufen in Corona-Zeiten mit flächendeckendem Homeoffice etwas anders, aber sie laufen weiter. Dabei gilt es zu bedenken, dass viele Unternehmen Remote-Working erst zögerlich, zum Beispiel einmal pro Woche, in ihren Arbeitsalltag integriert haben. Es ist also ein Sprung ins kalte Wasser gewesen. Jedoch haben das die Unternehmen, vor allem aber die IT-Abteilungen und Mitarbeitenden, trotz der angespannten Situation, die Umstellung des Arbeitsprozederes hervorragend gemeistert.

Nun gilt es im nächsten Schritt zu eruieren, wie man zukünftig resilienter werden kann. Ziel ist es nicht ein Corporate-Prepper zu werden, der nur noch in dystopischen Apokalypseszenarien denkt, sondern ein digital-gerüstetes Unternehmen zu werden, das geschmeidig von Präsenz- zu Remote-Arbeit umstellen kann.

Arbeit der Zukunft – Bis zu 100 Prozent remote?

Vielleicht ist die aktuelle Situation ein Blick in die Zukunft, wie der Geschäftsalltag von Morgen aussehen könnte. Völlig flexible Remote-Arbeit mit gelegentlichen oder regelmäßigen Präsenzmeetings, die den Anforderungen des Arbeitsalltages der Mitarbeiterschaft entsprechen. Jedoch sollte man diese Zukunft bedacht planen und kann einige Lehren aus dem aktuellen Arbeitsalltag ziehen. Damit der Übergang von on-premise zu remote zukünftig flexibel erfolgen kann, möchte ich zusätzlich einige konstruktive Ratschläge geben.

Innovatives & Offenes Mindset – Der Schlüssel zum Erfolg

Wer von Anfang an sagt, dass Remote-Working nicht funktionieren kann und der Mitarbeiterschaft unterstellt nur faul im Pyjama Kaffee zu trinken, anstatt zu arbeiten, wird von den Veränderungen der Arbeitswelt überrollt werden. Es braucht Vertrauen und die Corona-Pandemie zeigt bereits jetzt vielen Skeptikern, dass die Remote-Arbeit funktionieren kann und die Mitarbeiterschaft produktiv von zu Hause arbeitet.

Man muss aber auch akzeptieren, dass es genauso Mitarbeitende geben wird, die nicht gerne aus dem Homeoffice arbeiten wollen, sondern das Büro bevorzugen, weshalb hier offen kommuniziert und entsprechend empathisch agiert werden sollte. Wer nie oder nur einmal die Woche remote arbeiten will, sollte das im Arbeitsvertrag fixieren. Umgekehrt, sollte sich auch jemand, der 100% remote arbeiten will, dies vertraglich zusichern lassen. Das Management sollte sich hiermit auseinandersetzen und die Kommunikation entsprechend anpassen. Die offene Kommunikation und vertragliche Fixierung der Arbeitsmodalitäten wird schlussendlich die Flächenkonzepte der Unternehmen beeinflussen, weshalb sich Arbeitergeber/innen und Arbeitnehmer/innen hierfür etwas Zeit nehmen sollten. Auch sollte man eine Kultur der Empathie für die teils heterogenen Bedürfnisse der Kolleginnen und Kollegen entwickeln. Manche arbeiten eben gerne von zu Hause, andere brauchen den Rahmen des Büros und wieder andere wollen einen Mix. Nichts davon ist besser oder schlechter.

Darüber hinaus sollte man offen für diverse Tools sein, aber auch anerkennen, dass ein Großteil der Arbeit bereits heute digital stattfindet. Dabei spielt es keine Rolle ob Sie heute Microsoft Office, Confluence, Microsoft Teams oder Software XYZ in Ihrem Unternehmen am Arbeitsplatz oder zu Hause nutzen.

Lediglich die Kommunikation, mit Shared Screens, Video-Calls, mehr Telefonaten, Chats, und der Zugriff auf Unternehmensressourcen, mit VPN und Multi-Faktor Authentifizierung, werden digitaler. Einhergehend damit muss auch die Aktenhaltung gänzlich digital werden, da man nicht friktionslos einen ausgedruckten Kaufvertrag mit händischen Notizen, oder gar einen Ordner, physisch teilen kann, ohne alles mühevoll zu scannen. Markups müssen vollständig nachverfolgbar digital erfolgen, aber das ist bereits heute der Goldstandard und sollte eigentlich Usus sein. Der Rest läuft im Hintergrund ab, ohne dass man es zwingend im Arbeitsalltag merkt.

Den Rahmen für Homeoffice schaffen

Arbeitsverträge sollten eine Klausel zum Thema Homeoffice beinhalten und auch das datenschutzkonforme Nutzerverhalten adressieren. Es sollte genau geregelt werden in welchem Umfang und unter welchen Umständen aus dem Homeoffice gearbeitet werden kann. Zudem sollte geklärt sein, wann Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer über die Lokalität entscheiden. Alte Verträge ohne dementsprechende Klausel sollten dahingehend angepasst werden.

Ferner sollte klar geregelt sein wie der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Arbeitsumgebung zu sichern hat. Passwortrichtlinie, Festplattenverschlüsselung, Virtual Private Network (VPN) Nutzung, Multi-Faktor Authentifizierung, Netzwerksicherung (WLAN Passwort, Verschlüsselungsstandard oder Ethernet-only), verwandte Hardware, Einbindungsverbot von Privatgeräten in beruflichen Geräteverbund, Internetgeschwindigkeit, Telefonanlage, Einspielen von Updates und Patches binnen 48 Stunden auf Weisung der IT-Abteilung, Privatnutzungsverbot von Arbeitsgeräten und weitere Punkte sollten vertraglich geregelt sein. Dabei sollte Ihre Mitarbeiterschaft nicht alleine gelassen werden, sondern der IT-Support muss unternehmensseitig entsprechend ausgebaut werden, um Fernzugriff, Wartung, Schwachstellenmonitoring, Patch/Update-Empfehlungen, Incident Management und adäquates Security Information and Event Management gewährleisten zu können.

Darüber hinaus wäre es sinnvoll, seine IT-Architektur zu überdenken. Eventuell macht für Ihr Unternehmen eine Transition von klassischer 3-Tier Architektur (Netzwerk-, Speicher – und Rechenkomponenten) hin zu Hyper Converged Infrastructure Sinn, welche die Komplexität reduziert und die IT harmonisiert. Hierzu werde ich aber in den kommenden Wochen einen eigenen Artikel schreiben, da diese Begriffe etwas mehr Erklärung bedürfen.

IT-Sicherheit und IT-Service Management

Bereits heute sollte man der IT-Sicherheit und dem IT-Service Management eine gesteigerte Bedeutung beimessen und seine Kapazitäten ausbauen, denn die Arbeit wird zwangsläufig digitaler. Es gilt ein sinnvolles Berechtigungsmanagement aufzubauen, um Unternehmensressourcen nur autorisierten Personen zugänglich zu machen und Rechte bei Arbeitsverhältnisbeendigung sofort entziehen zu können. Auch gilt es ein sinnvolles Logging der IT-Nutzung einzurichten, welches nicht genutzt wird, um die Mitarbeiterschaft auszuspionieren, was gesetzlich ohnehin verboten ist, sondern um Anomalien, also mögliche Angriffe auf Ihre IT-Infrastruktur, erkennen und rückverfolgen zu können.

Darüber hinaus sollten Sie die Sensibilität der Mitarbeiterschaft für Social Engineering, Phishing und andere Angriffsvektoren schulen. Insgesamt gewinnt also das IT-Service Management nach ISO/IEC 20000 und das Informationssicherheitsmanagement nach ISO 27000 an Bedeutung. Sollte Sie in Ihrem Unternehmen noch nicht entsprechend damit vertraut sein, ist eine professionelle Beratung angeraten.

In jedem Falle ist aber wichtig die Sicherheitsupdates und Warnungen der Softwareanbieter immer aktuell zu prüfen, um möglichen Handlungsempfehlungen umgehend Folge leisten zu können. Dieses Schwachstellenmonitoring für Ihrer Cyber-Angriffsprävention unerlässlich. Natürlich können Sie dies auch outsourcen, jedoch sollten die Reportings kontinuierlich erfolgen.

Zusammenhalten und nach vorne blicken

Die Wirtschaft ist im Krisenmodus und angesichts der Fragen „Ist mein Arbeitsplatz sicher?“, „Werden meine Familie, Freunde, Kollegen und ich gesund bleiben?“ oder „Wird sich mein Depot wieder erholen?“, rücken die vorherig angesprochenen Themen in den Hintergrund. Das ist verständlich. Jedoch denke ich, dass wir trotz der Corona-Pandemie unseren Blick zuversichtlich in die Zukunft richten sollten. Wir sollten Erfahrungen, die die Unternehmen in dieser Phase machen, teilen, um am Ende als resilientere Branche mit besseren Arbeitsprozessen dastehen zu können.

Dieser Artikel erscheint in der immobilienmanager Ausgabe 5-2020 (Autor: Viktor Weber, Gründer des Future Real Estate Institute in Regensburg). Aufgrund der Aktualität, stellen wir Ihnen den Beitrag schon jetzt zur Verfügung.

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26.03.2020